電子商務(wù)并不只是網(wǎng)上銷售,它還包括把公司的整個業(yè)務(wù)流程用電子的手段、信息技術(shù)的手段加以整合和改進(jìn)。也就是說,利用公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)把企業(yè)的生產(chǎn)、采購、物流管理、產(chǎn)品開發(fā)、市場營銷等環(huán)節(jié)加以整合后,再與供應(yīng)商聯(lián)系,并在此基礎(chǔ)上加強與客戶的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系,這樣才算是一個完善的電子商務(wù)過程。上海可的便利有限公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)是以單品為運作基礎(chǔ)的,即把可的公司3000多個品種以單品的進(jìn)、銷、調(diào)、存和每月結(jié)帳以及市場表現(xiàn)作為運作基礎(chǔ),并在此之上運行“四個自動”,即自動進(jìn)貨、自動配貨、自動核算和自動結(jié)款。

　　首先是自動進(jìn)貨。自動進(jìn)貨就是公司與供應(yīng)商的聯(lián)系,是按照我們對市場的理解和了解,定出每一個階段、時段商品的基本庫存,并加以歸納和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)商品銷售到一定的時段,自然出現(xiàn)了商品要貨計劃,再經(jīng)人工審核后,就向供應(yīng)商發(fā)出要貨信息。

　　第二是自動配貨,這是從門店需求的角度來講的。凡是經(jīng)過可的公司配送中心為門店配送的商品,都是根據(jù)市場需求設(shè)定的每個門店的基本庫存量要求來配送的。可的公司目前采取的是確定商品上下限的辦法,這樣,總部可以有效地控制每個門店的基本庫存,也可以把人腦容易遺忘的數(shù)據(jù)存放在電腦里面,還可以大大地減少店長要貨的操作時間。在未執(zhí)行自動配貨的時候,店長要用3個小時分析、檢查該進(jìn)什么貨物,這不僅容易遺忘,而且個人的判斷力也是有限的 ,同時總部處理信息的難度也很高。現(xiàn)在執(zhí)行了自動配貨以后,總部在信息網(wǎng)絡(luò)中點擊"收集門店信息"以后,就能及時地出現(xiàn)該店的配貨單。

　　第三是自動核算,即各門店每天的銷售額通過信息采集匯總以后,進(jìn)入自動核算。某門店一共賣了多少商品,這些商品的單價和成本是多少,庫存多少,是通過我們的電腦信息系統(tǒng)來處理的。這個自動核算包括以下幾個方面:銷售量、成本、毛利率和盤點的控制。比如,可的公司每個月的結(jié)算日是20日,也就是說,整個公司在20日晚上都要盤點,所有的盤點信息都要集合在POS機里面。21日上午,公司的信息中心就會把所有的信息收上來,這樣就會避免盤點與核算不同步。假設(shè)有些傳統(tǒng)企業(yè)的結(jié)算日也是每月的20日,他們通常會這樣做:各門店20日盤點的數(shù)據(jù)不上報,或者說總部沒有進(jìn)行控制,過一周以后,門店把對商品進(jìn)行傾銷后的全部數(shù)據(jù)上報總部,總部才對其進(jìn)行調(diào)整控制。可以說,這種控制是滯后的、不準(zhǔn)的。而可的公司是在20日晚上進(jìn)行盤點,21日上午收集信息,21日下午再專門組織3個盤點復(fù)核小組對20個門店進(jìn)行抽查,檢查其當(dāng)天的盤點質(zhì)量和當(dāng)天的商品價格。這樣就能保證該門店20日夜間盤點的正確度,同時也建立了自動核算的基礎(chǔ)。

　　工業(yè)領(lǐng)域最怕出現(xiàn)應(yīng)收款的壞賬,而商業(yè)領(lǐng)域最怕人工核算的毛利率的準(zhǔn)確度失真。在傳統(tǒng)的人工核算的基礎(chǔ)上,財務(wù)核算報表很容易出現(xiàn)假賬,準(zhǔn)確率相當(dāng)?shù)汀鹘y(tǒng)的人工核算不可能把每個單品的表現(xiàn)完全記錄在案,而采用電子商務(wù)等新興技術(shù)就基本上不會出現(xiàn)這樣的紕漏。

　　第四個是自動結(jié)款,是指對供應(yīng)商的付款也通過電腦信息的記錄。有些人會問,你用什么確定應(yīng)該什么時候給供應(yīng)商付貨款?以前,我們設(shè)定了一個“風(fēng)險度數(shù)值”的方案,后來發(fā)現(xiàn)此方案在中國超市的運用還有一定難度。目前,我們正實施一個期限的標(biāo)準(zhǔn),但限期會有所變動。這樣的話, 整個公司的資金安排就會非常有序。我們可以隨時隨地從電腦信息中得知, 什么日期該付多少錢。電腦打不出付款單就不能付款的規(guī)律,避免了人為造成的人情賬和關(guān)系賬。

　　這四個"自動"運行以后,可的公司借助信息技術(shù)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化運作,可以把公司整個組織系統(tǒng)的分工進(jìn)行一個清晰地概括:商品部主要控制自動配貨和自動進(jìn)貨。由于公司的倉儲內(nèi)部信息向供應(yīng)商開放以后,庫存量可由供應(yīng)商直接控制,這也就意味著人工操作的業(yè)務(wù)可以進(jìn)一步自動化。財務(wù)部負(fù)責(zé)自動結(jié)款和自動核算,這些數(shù)據(jù)是由公司的信息中心提供的。以門店為例,其自動配貨以后,通過銷售形成自動核算,資金回籠后再給財務(wù)部,再進(jìn)入自動進(jìn)貨。

　　可的公司的這種業(yè)務(wù)流程從1999年6月開始運行,目前已經(jīng)達(dá)到程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,工作效率和準(zhǔn)確度都比以前大大提高了。可的公司原來有50家門店,財務(wù)部的工作人員是14人;現(xiàn)在有門店200家,財務(wù)部只有8個人就夠了。這是因為原來的案頭工作被信息中心提供的信息數(shù)據(jù)所代替了,電腦可以馬上進(jìn)行自動核算。在沒有實行自動進(jìn)貨以前,可的公司的門店店長每天要花3個小時考慮需進(jìn)什么貨,門店的商品到位率是85%。自動進(jìn)貨以后,商品到位率達(dá)到95%。

　　由于業(yè)務(wù)流程的改變,人工勞動大大節(jié)省,工作效率、質(zhì)量也都大幅度提高。比如,門店店長目前重點管理門店的規(guī)范經(jīng)營和商品的調(diào)換,以及熱點商品的部分配送工作;商品部經(jīng)理不用每天跑很多地方,靠人工了解信息,而是通過信息中心的信息支持來進(jìn)行配貨。這時,他可以進(jìn)一步研究如何搞好市場營銷的工作。對于一般傳統(tǒng)公司來說,總部的信息是通過紙張文件的形式書面下達(dá)。現(xiàn)在可的給每個門店設(shè)了一個網(wǎng)頁,公司總部的信息可以從這里看到。同時,門店的要貨要求也可以從網(wǎng)絡(luò)上傳到總部。